Nu meer dan ooit: Van de babbelbarak naar het slagvaardig teamwerk

Laat ons nu vooral geen tijd en middelen verknoeien. Een warm pleidooi om de dingen af en toe op een andere manier te benaderen.

We beseffen dat het hoog tijd is

We zijn begin september, de school is terug begonnen, de vakantie is voorbij. Velen onder ons hebben vandaag het gevoel een nieuwe start te nemen.

Zo is het ook op het werk want de realiteit daagt ons nu meer dan ooit uit, trekt aan ons mouw. De hoogste tijd om er echt in te vliegen, richting een nieuwe wereld!

En we gaan er iets aan doen

Dus tijd om te brainstormen, te overleggen, samen kritisch na te denken, te vergaderen, task forces op te richten en echt de handen uit de mouwen te steken…

Maar soms lopen we vast

Nu we hebben over vergaderen en overleggen, herken jij volgende situaties? Wanneer je drie keer “ja” zegt, dan hebben we elkaar zeker nodig.

Situatie 1: Overleg met R&D rond het thema ‘services van de toekomst’. Een meeting room vol met slimme en creatieve mensen. Twee medewerkers zijn steeds, bevlogen, aan het woord. Twee zijn naarstig doch discreet op hun laptop aan het tokkelen om de e-mailachterstand in te halen. Iemand luistert en durft de sprekers geen weerwoord te bieden. Een ander doet verwoede pogingen om zijn ideeën onder woorden te brengen, maar het lukt niet echt (en laat het dan maar). En tenslotte in de hoek zitten er drie die elk denken dat de anderen het sowieso wel beter weten en dat z’n/haar bijdrage niet veel waard zal zijn. Negen medewerkers twee uur samen, twee personen die enige (zij het éénzijdige) inbreng hebben.

Situatie 2: Samen met sales en marketing rond de tafel. Tijd om een actieplan te ontwikkelen dat de concurrent van repliek zal dienen! Hoe gaan we ons wapenen, voorbereiden, wat gaan we doen? Zes gedreven en competente mensen rond de tafel. Wat met vuur start loopt echter compleet vast. Men verzeilt in een eindeloze discussie en ruzie qua aanpak. Velen hebben het gevoel niet begrepen te worden én/of verdenken de ander een eigen agenda te willen doordrukken.

Situatie 3: De vergadering is gedaan. Toffe meeting, boeiend overleg. Lekkere koffie, fijne collega’s. Maar eens terug op ons bureau doen we ons ding gewoon verder. Los van hetgeen we besproken hebben. We weten wel beter. Niets verandert.

Ik geef toe, ik heb de situaties wat uitvergroot. Maar was het altijd maar zo! In de realiteit is het immers vaak veel subtieler en is de “onproductiviteit” veel minder zichtbaar.

Hoe is de score? Vink maar even aan

Verlies van tijd en het onderbenutten van potentieel
Falend strategisch en tactisch denken omdat mensen naast elkaar praten, elkaar niet lijken te begrijpen
Veel gepraat maar weinig actie

2 op 3? Beter, minder goed? Op basis van ervaring mag ik stellen dat de drie situaties in meer of mindere mate in quasi alle bedrijven voorkomen. Dus wees gerust, je bent niet alleen!

Maar alle gekheid op een stokje. Dat is toch wel een groot probleem!

Een probleem vraagt om een oplossing

Ik heb een mogelijke oplossing. Eentje waar ik echt achter sta en waarin ik geloof. Lego® Serious Play®. Een vergader-, overleg-, discussie-facilitator die alle beperkingen van de huidige manier van vergaderen in groep countert en opheft.

Lego®, je hoort het goed, aan de slag gaan met lego® - en duplo® blokken. De blokken waarmee jij misschien als kind al speelde (waar is de tijd 😊).

Zo’n sessie is echter veel meer dan wat met blokken spelen. Via een vast stappenplan van eerst wennen en dan individuele oefeningen is de finaliteit steeds het samen - door iedereen gedragen - formuleren van een plan, een oplossing…

En altijd volgens een vaste mantra: we bouwen een model (=onze visie, ervaring, standpunt, perceptie…), we lichten ons model toe èn anderen kunnen vragen stellen om het model (nog) beter te begrijpen.

De waarde van Lego® Serious Play® in een notendop

Voor meer details is het best mij even te contacteren maar laat me de essentie toch al even meegeven.

Bye bye aan de holle woorden en zuurstofarme sloganeske statements.

We nemen de tijd om te ontwerpen. Hier ‘bouwen’ we onze antwoorden. We ‘visualiseren’ met de blokken wat we willen zeggen. We ‘tonen’ de anderen concreet hoe wij ons voelen. De blokken helpen ons duidelijk te maken hoe wij iets ervaren...

Verwijzend naar onze drie situaties van daarnet schuif ik alvast drie fundamentele sterkten van deze aanpak naar voren:

iedere deelnemer werkt actief mee, iedereen bouwt, iedereen is echt betrokken partij;
je denkt en werkt zeer genuanceerd (in 3D);
je hoort niet alleen woorden, je ziet effectief wat de anderen bedoelen/willen zeggen:

Door de zaken concreet te maken begrijpen we elkaar ten volle, zijn we beter gealigneerd en kunnen zo doelgericht werken.

Dergelijke sessies opzetten en faciliteren vraagt een specifieke opleiding en een certificaat. Er zijn echt veel goede facilitators. En ik ben er eentje van. Dus als je meer wil weten, je afvraagt of dit binnen jullie bedrijf zou kunnen werken, neem een kijkje op onze website bij Onze aanpak “Inspireren” én geef ons een seintje.

Hopelijk tot binnenkort

Frank

PS Ook in tijden van Corona kan dit veilig gebeuren