“Without data you’re just another person with an opinion” of dé nood aan HR KPI's
(De quote: W.Edwards Deming, een data scientist (hoe kan het anders 😊))
Naast de promesse bedrijven - op vlak van HR uitdagingen en vraagstukken - te helpen en te ondersteunen in het "analyseren" en "inspireren" ligt ook "visualisatie", het laten leven van HR data ons nauw aan het hart. Vandaar deze blog.
KPI’s zijn relevant
Key Performance Indicators of Kritieke Prestatie Indicatoren zijn variabelen om prestaties te meten. Het zijn dus geen doelen! Het zijn data die inzicht geven in hoe goed of slecht we het doen, hoe ver of dicht we van een bepaald doel verwijderd zijn.
Binnen HR, een sector waarin geen producten of tangibles maar wel de mens in al diens (eigen)aardigheden centraal staat, waar harde en zachte data dagelijks strijd leveren, waarin subjectiviteit ongewild soms het pleit beslecht, ook en zeker hier zijn KPI's van levensbelang.
Door hun objectieve aard (ze zijn immers steeds gebaseerd op data) hebben KPI's een zeer sterke signaalfunctie en kunnen ze bakens zijn om het schip op koers te houden of terug op koers te brengen. Beschouw ze als referentiepunten die helpen de positie (tussen ‘doel bepalen’ en ‘doel behalen’) van een bedrijf, een afdeling, een team te lokaliseren.
Keuzes en prioriteiten
Quid HR KPI's? Na een intense topic screening zijn we op meer dan honderd HR KPI’s uitgekomen! Na wat triage komen we nog steeds op een robuuste zestig KPI’s. Dus zeker voldoende inspiratie.
Je vindt in de literatuur, op het internet verschillende classificaties. Om wat houvast te bieden bundelen wij ze in een zevental grote categorieën met elk hun eigen accenten. Ze zijn zowel voor een tactisch als strategisch HR beleid van wezenlijk belang. Echter hoeveel en hoe specifiek-generiek de KPI’s zijn, wordt bepaald o.b.v. eigen prioriteiten.
1. Rekrutering
Hier ligt de focus op de efficiëntie, de kwaliteit, de duurzaamheid en de kost van het ganse aanwervingsproces. Hier vind je o.a. zowel ‘het aantal openstaande vacatures’ als ‘de doorlooptijd’, de effectieve kost’, ‘instroom per rekruteringskanaal’ als ‘het mislukkingspercentage’ (de zgn. “New hire 90-day failure rate” – hoeveel nieuw aangeworven zijn binnen de 90 dagen alweer weg)…
2. Retentie
Deze is zeer breed en spitst zich, naast het puur rapporteren van personeelsverloop, toe op alle domeinen die retentie voeden en positief ondersteunen. Hier kunnen we denken aan KPI's gerelateerd aan Training en Opleiding, interne mobiliteit, medewerkerstevredenheid, tevredenheid over het C&B beleid, trouw…
3. Productiviteit en engagement
Hier ligt de focus op KPI’s die in kaart brengen hoe medewerkers presteren, mogelijks wat ze nodig hebben om beter te presteren, hoe geëngageerd en betrokken ze zijn. We hebben het hier o.a. over evaluatie- en performantiescores, wat is de doorlooptijd van projecten (en hoeveel slagen), aantal ingediende ideeën van medewerkers, aandeel overuren in totaal van prestaties, de e-NPS…
4. Absenteïsme
Het zou mogelijks onder retentie kunnen geschoven worden. Maar we vinden het beter om er toch apart aandacht aan te besteden want de impact is enorm. Hier hebben we het niet alleen over verhouding aan- versus afwezigheid, maar ook over de redenen (sociaal, ziekte, vakantie….) en de kost (betalen van niet gepresteerde arbeid, kost onrendabele benefits (bijv. bedrijfswagen), kost en inspanning om vervangingen te voorzien…).
5. Cultuur
De mate waarin de bedrijfscultuur belangrijk is kan er voor zorgen dat dit als categorie op zich wordt weerhouden. Hier ligt de focus op de mate waarin de waarden geleefd worden, hoe het staat met well-being, work life balance. We kunnen hier bijv. denken aan een well-being index, hoeveel vakantiedagen worden opgenomen, het aantal cultuur gerelateerde initiatieven die ontplooid worden, de beoordeling van deze initiatieven, trainingen die worden aangeboden i.f.v. het versterken van de waarden…
6. D&I profiel
Indien het belangrijk is of wanneer er heel specifieke doelstellingen zijn op vlak van gediversifieerd personeelsbeleid kan een apart luik voorzien worden waarin men voeling kan houden met aspecten als diversiteit en inclusie, met de verdeling man en vrouw, spreiding van generaties, nationaliteiten, talen…
7. Special events
Het karakter van deze categorie is tijdelijk en kan inhoudelijk veranderen doorheen de tijd. Denken we hier aan COVID-19, een fundamentele reorganisatie, een fusie, spanningen op de markt die rechtstreeks impact hebben op het bedrijf. Het kan belangrijk zijn om een aantal zaken heel concreet te monitoren, bijv. veiligheidsgevoel, houding tegenover thuiswerken, de moraal, impact van thuis werken op verbondenheid…
Aandacht Aandacht
Naar ons gevoel zijn er drie uitdagingen.
Het verzamelen en blijven verzamelen van data
Geen KPI’s zonder data. Het al dan niet weerhouden van een KPI wordt in zeer grote mate hierdoor bepaald. Het is belangrijk databases te hebben, ze met elkaar te verbinden én ze te blijven voeden! Data kunnen uit interne systemen of externe bronnen (sociaal secretariaat…) gegenereerd worden, kunnen aan de hand van surveys verzameld worden.
Het overzichtelijk visualiseren
Zowel de kracht als de impact van KPI’s zit niet enkel in het getal maar zeker ook in de mate waarin ze snel en direct de boodschap kunnen overbrengen. We hebben het over visualisatie enerzijds, gebruik van een geïntegreerde (real time) dashboard anderzijds.
Het gebruiken
Niets zo triest als een rijkdom aan informatie die niet geraadpleegd wordt. Stel het dashboard ook open voor managers, leidinggevenden… buiten de HR afdeling. Promoot en stimuleer het raadplegen en gebruiken van deze data.
Het gebruiksgemak op zich én het op maat kunnen consulteren van de data zullen de derde uitdaging zeker positief helpen overwinnen.
Veel succes!
HIP-Consult, het Analyse- en Inspiratiebureau is actief op drie domeinen: Analyseren, inspireren en visualiseren van HR gerelateerd vraagstukken. Onder de derde pijler ‘Visualiseren’ zit de KPI dashboard (Power BI) expertise.
Voor wat meer informatie of bij specifieke vragen betreffende de aanpak en de uitbouw van een efficiënt HR Dashboard aarzel zeker niet om vrijblijvend contact met ons op te nemen.
